Bạn có muốn có một cuộc sống phong phú hơn, nhiều màu sắc hơn và nhiều thử thách hơn không?
Bạn có muốn biết làm thế nào một nhóm người bình thường có thể đạt được những điều phi thường không?
Nếu câu trả lời là CÓ thì bạn nên đọc Người quản lý hiệu quả.
Trong cuốn sách này, tác giả định nghĩa các nhà quản lý là nói rộng ra những người lao động tri thức, các nhà quản lý và các chuyên gia, những người, do vị trí và kiến thức của họ, phải đưa ra các quyết định trong công việc có ảnh hưởng đến hiệu suất và kết quả tổng thể.
Và hiệu quả là một phương tiện cho phép năng lực và nguồn lực kiến thức tạo ra nhiều kết quả tốt hơn.
Trong vài thập kỷ qua, một tổ chức chủ yếu bao gồm các công nhân, chẳng hạn như công nhân vận hành máy móc và những người lính chiến đấu trên tiền tuyến.
Kết quả của công việc thể chất có thể được đo lường về mặt số lượng và chất lượng, chẳng hạn như có bao nhiêu đôi giày được làm ra và chất lượng của chúng như thế nào.Nghiên cứu đáng chú ý trong thế kỷ qua đã được tiến hành để đo lường hiệu quả công việc của người lao động chân tay.
Ngày nay, các tổ chức bao gồm những người lao động tri thức có ở khắp mọi nơi và khá lớn.Họ cần sử dụng trí thông minh nhiều hơn trong công việc hơn là cơ bắp khỏe mạnh hay đôi bàn tay khéo léo.
Tuy nhiên, chúng ta không thể giám sát công việc của họ một cách chặt chẽ và tỉ mỉ giống như cách làm việc chân tay trước đây, và chúng ta không thể đo lường kết quả công việc của họ giống như công việc chân tay.
Không ai biết họ đang nghĩ gì, nhưng suy nghĩ là nhiệm vụ của người lao động tri thức. Những gì họ tạo ra là kiến thức, sự sáng tạo và thông tin.
Chúng ta chỉ có thể giúp đỡ họ, để họ tự quản lý và theo đuổi hiệu quả công việc của riêng mình.
Vì vậy, nếu chúng ta muốn làm việc hiệu quả với tư cách là những người lao động tri thức thì cuốn sách này có câu trả lời.
Nếu bạn muốn trở thành nhà quản lý hiệu quả của một doanh nghiệp hiện đại, cuốn sách này cũng có câu trả lời.
Bản tóm tắt này được chia thành hai phần,
Đầu tiên, chúng tôi sẽ giới thiệu một số ý tưởng cơ bản để trở thành một nhà quản lý hiệu quả.
Sau đó, chúng ta sẽ khám phá một số phương pháp giúp bạn trở thành người quản lý hiệu quả.
Ý tưởng số 1 Để có hiệu quả đòi hỏi phải vượt qua trở ngại
Thực tế mà nhà quản lý nào cũng phải đối mặt là một mặt họ buộc phải làm việc hiệu quả nhưng mặt khác họ lại khó đạt được hiệu quả.
Đúng là nếu một người quản lý không cam kết làm cho công việc của mình hiệu quả thì thực tế sẽ buộc anh ta không đạt được gì cả.
Luật sắp xếp Zhihu của Frank Young: Nếu bạn được nhà trường sắp xếp rõ ràng về mọi mặt trong suốt bốn năm đại học, thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ được xã hội sắp xếp rõ ràng sau khi tốt nghiệp.
Nhà quản lý đối mặt với 4 khó khăn
1) Thời gian của người quản lý thường chỉ thuộc về người khác chứ không thuộc về chính họ.
2) Các nhà quản lý thường buộc phải bận rộn với các hoạt động hàng ngày trừ khi họ dám hành động để thay đổi mọi thứ xung quanh.
3) Bản thân người quản lý cũng ở trong một tổ chức.
4) Người quản lý ở bên trong một tổ chức và bị giới hạn bởi tổ chức đó.
Ý tưởng số 2 Tính hiệu quả có thể học được
Một số người có thể cảm thấy rằng để đạt được hiệu quả, bạn cần phải đeo một chiếc mặt nạ lạnh lùng và tương tự, điều này sẽ làm mất đi cá tính của bạn.
Làm việc hiệu quả không làm bạn mất đi cá tính.
Trở nên hiệu quả giống như một kỹ năng hơn, nó chỉ yêu cầu chúng ta phải trải qua quá trình đào tạo chuyên nghiệp về lĩnh vực này.
Peter Drucker đã viết trong cuốn sách của mình,
Tôi biết nhiều nhà quản lý hiệu quả có tính khí và khả năng khác nhau; họ làm những việc khác nhau và thực hiện chúng theo những cách khác nhau; tính cách, kiến thức và sở thích của họ cũng khác nhau.
Trên thực tế, họ khác nhau ở hầu hết mọi mặt, nhưng họ có một điểm chung: họ đều có khả năng làm những gì họ cần làm.
Các nhà quản lý hiệu quả phải trải qua một giai đoạn đào tạo thực tế để có thể làm việc hiệu quả.
Ngược lại, nếu một người không trải qua những khóa đào tạo này thì dù có trí tuệ, nỗ lực, trí tưởng tượng và kiến thức đến đâu, người đó chắc chắn sẽ là một nhà quản lý kém hiệu quả.
Nói cách khác, tính hiệu quả là một thói quen có được, là sự tổng hợp của thực hành.
Thực hành số 1 Làm chủ thời gian của chính bạn
Thời gian là nguồn tài nguyên đặc biệt và khan hiếm nhất. Nó không có sản phẩm thay thế và sẽ không tăng nguồn cung do nhu cầu tăng. Thời gian là điều cần thiết để làm bất cứ điều gì.
Tuy nhiên, phần lớn thời gian của mỗi nhà quản lý đều bị lãng phí. Nhìn bề ngoài, mọi thứ dường như đã được thực hiện nhưng thực tế nó chẳng đóng góp được gì hoặc đóng góp quá ít.
Sự khác biệt lớn nhất giữa những người quản lý hiệu quả và những người khác là họ rất coi trọng thời gian của mình.
Hầu hết mọi người đều cho rằng nguồn tài nguyên đặc biệt, không thể thay thế và không thể thiếu này là vô tận.
Mọi người thường kém nhất trong việc quản lý thời gian của chính mình.
Nếu họ so sánh thời gian ước tính với hồ sơ thực tế, họ chắc chắn sẽ thấy rằng họ đang ở rất xa nhau.
Để nâng cao tính hiệu quả, chúng ta nên quản lý thời gian theo cách này.
Bước đầu tiên là ghi lại thời gian thực tế đã sử dụng. Nhiều nhà quản lý có một tập sách di động để họ tự ghi lại hoặc nhờ người khác ghi lại cho họ.
(Người nổi tiếng nhất về ghi chép thời gian là Lyubishev người Nga. Ông bắt đầu ghi lại việc sử dụng thời gian của mình từ năm 26 tuổi và tiếp tục làm như vậy trong 56 năm cho đến khi qua đời. Vì điều này, ông đã có những đóng góp đáng kinh ngạc và xuất bản hơn 70 công trình học thuật ở nhiều hạng mục trong suốt cuộc đời mình, đồng thời viết nhiều hồi ký khoa học.
Hiện nay có rất nhiều APP di động giúp chúng ta ghi lại, trong đó hữu ích nhất là time block và timelogger)
Bước thứ hai là quản lý thời gian một cách có hệ thống.
Bước thứ ba là sắp xếp thời gian theo ý mình một cách thống nhất.
Tập trung thời gian phân mảnh mà người quản lý có thể kiểm soát được.
Mọi người lao động tri thức, đặc biệt là mọi người quản lý, phải có khả năng tận dụng tối đa thời gian của mình nếu muốn làm việc hiệu quả.Nếu thời gian được chia ra và sử dụng rời rạc, dù tổng thời gian bằng nhau thì kết quả chắc chắn sẽ không đủ.
Thực hành đóng góp giá trị số 2
Người quản lý hiệu quả phải tập trung vào sự đóng góp và biết cách kết hợp công việc của mình với các mục tiêu dài hạn.
Chỉ khi coi trọng sự đóng góp thì sự chú ý của người quản lý mới không bị giới hạn bởi chuyên môn, công nghệ và bộ phận của chính mình, để có thể nhìn thấy hiệu quả hoạt động tổng thể, đồng thời có thể chú ý hơn đến thế giới bên ngoài.
Chỉ có thế giới bên ngoài mới là nơi tạo ra kết quả.Vì vậy, anh ta sẽ xem xét mối quan hệ giữa các kỹ năng, chuyên môn, vai trò và bộ phận của mình với tổng thể tổ chức và các mục tiêu của nó.
Đánh giá sự đóng góp là chìa khóa cho hiệu quả.
Cái gọi là hiệu quả được thể hiện ở ba khía cạnh sau:
① Công việc của chính bạn, bao gồm nội dung công việc, tiêu chuẩn công việc, tiêu chuẩn công việc và tác động của chúng;
Người lao động tri thức không sản xuất ra vật chất; họ tạo ra ý tưởng, thông tin và khái niệm.
Đầu ra của một chuyên gia phải được kết hợp với đầu ra của những người khác để tạo ra kết quả.
②Mối quan hệ giữa bản thân và người khác, bao gồm cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới;
Mối quan hệ giữa các cá nhân hiệu quả có bốn yêu cầu cơ bản sau và việc tập trung vào sự đóng góp có thể đáp ứng các điều kiện sau:
·Giao tiếp với nhau;
·Làm việc theo nhóm;
·Tự phát triển;
· Phát triển người khác.
③Việc sử dụng các phương pháp quản lý khác nhau, chẳng hạn như họp hoặc báo cáo, v.v.
Người quản lý hiệu quả biết họ có thể thu được gì từ cuộc họp và mục đích của cuộc họp là gì hoặc nên là gì.
Anh ta sẽ tự hỏi: Tại sao chúng ta lại có cuộc họp này?Có phải vì một quyết định nào đó không?Để thông báo cái gì?Hoặc có điều gì chúng ta nên làm để làm rõ?
Anh ta sẽ suy nghĩ rõ ràng trước về mục đích của cuộc họp, những báo cáo cần thiết và mục đích của cuộc họp.
Ông phải nhấn mạnh rằng các cuộc họp phải dựa trên những cam kết trước đó và thực sự đóng góp.
Thực hành số 3 Tận dụng điểm mạnh của mọi người Người quản lý hiệu quả giúp mọi người phát huy điểm mạnh của mình.
Anh ta biết rằng không thể đạt được điều gì nếu chỉ tập trung vào những thiếu sót, thiếu sót. Để đạt được mục tiêu, người ta phải sử dụng điểm mạnh của người khác - điểm mạnh của đồng nghiệp, điểm mạnh của cấp trên và điểm mạnh của chính mình.
Trên thế giới không có người toàn năng.
Văn bia của Carnegie, cha đẻ của ngành thép Mỹ, viết:
Người nằm đây biết chọn người có năng lực hơn mình để làm việc cho mình.
Các nhà quản lý hiệu quả nên tuyển dụng người như thế nào để họ có thể tận dụng điểm mạnh của người khác mà không rơi vào bẫy sắp đặt mọi việc cho họ?
01 Đừng lập vị trí tài năng
Nếu một chức vụ do hai hoặc ba người nắm giữ mà đều thất bại thì đó chắc chắn là chức vụ mà người bình thường không đủ tư cách đảm nhiệm, chức vụ đó phải được thiết kế lại.
02 Yêu cầu công việc phải có tính thử thách.
03 Hãy nghĩ về những gì ai đó có thể làm hơn là những yêu cầu công việc.
04 Những thiếu sót của lòng khoan dung.
Thuê người vì cơ hội chứ không phải vì vấn đề không chỉ tạo ra một tổ chức hiệu quả mà còn truyền cảm hứng cho niềm đam mê và lòng trung thành.
Tài năng là phẩm chất mà người quản lý hiệu quả phải có. Nó là chìa khóa cho hiệu quả công việc của một tổ chức. Đó cũng là phẩm chất không thể thiếu đối với người lao động tri thức và xã hội.
Trên thực tế, việc sử dụng điểm mạnh của sếp cũng chính là chìa khóa giúp cấp dưới làm việc hiệu quả.
Chỉ bằng cách này, cấp dưới mới có thể tập trung vào những đóng góp của bản thân, hoàn thành công việc họ muốn làm và đạt được kết quả mà họ hy vọng đạt được.
Để sếp có thể phát huy hết thế mạnh của mình, bạn không thể chỉ dựa vào việc tuân theo mệnh lệnh. Bạn nên bắt đầu với những điều đúng đắn và đưa ra những đề xuất với sếp theo cách mà ông ấy có thể chấp nhận được.
Mọi người có thể được chia đại khái thành hai loại: người đọc và người nghe.
Ưu điểm của việc tận dụng điểm mạnh của sếp là chọn phương pháp báo cáo dựa trên việc sếp nghe hay đọc tốt hơn.
So với tầm quan trọng của sự việc thì thứ tự các câu nói cần được xem xét nhiều hơn.
Nếu sếp giỏi chính trị, công việc này liên quan đến chính trị thì báo cáo chúng ta nộp nên đặt vấn đề chính trị lên hàng đầu, để sếp dễ dàng nắm bắt được trọng tâm của vấn đề, dễ phát huy thế mạnh của mình và thực hiện chính sách mới thành công.
Nếu muốn làm việc hiệu quả, chúng ta phải hiểu mình có thể làm gì và thực hiện nó theo cách phù hợp nhất với mình.
Bài tập số 4 Đặt những điều quan trọng lên hàng đầu Nếu có một bí quyết để làm việc hiệu quả thì đó là khả năng tập trung tốt.
Những người quản lý hiệu quả luôn đặt những việc quan trọng lên hàng đầu (việc đầu tiên trước) và làm từng việc một (làm từng việc một).
Người quản lý càng muốn phát huy điểm mạnh của mình thì anh ta càng cảm thấy mình nên tập trung mọi điểm mạnh sẵn có vào những cơ hội lớn.Đây là cách duy nhất để có được kết quả.
Chính vì các nhà quản lý phải đối mặt với rất nhiều nhiệm vụ phức tạp nên họ cần phải tập trung.Làm từng việc một chính xác là cách tốt nhất để làm việc nhanh hơn.Chúng ta càng tập trung thời gian, nỗ lực và nguồn lực thì chúng ta càng có thể đạt được nhiều thành tựu hơn.
Làm thế nào một người có thể hoàn thành nhiều việc lớn lao và nhiều việc khó khăn như vậy chính là bí mật: chỉ tập trung làm tốt một việc tại một thời điểm.Kết quả là họ luôn dành ít thời gian hơn những người khác.(Trọng tâm của Musk, trọng tâm của Bill Gates và Buffett)
Hãy loại bỏ quá khứ không còn giá trị nữa.
Khi gặp sai sót lớn, việc sửa chữa không khó. Họ có thể tự xem xét lại.Nhưng nếu chúng ta gặp được thành công lớn, nó sẽ để lại tác động vô tận cho chúng ta.
Những thành công trong quá khứ trở thành bất khả xâm phạm.(phụ thuộc đường dẫn)
Khi một người quản lý hiệu quả có ý định thành lập một doanh nghiệp mới, trước tiên anh ta phải xóa bỏ một doanh nghiệp hiện có.Điều này là cần thiết để kiểm soát sự giãn nở của mô.
Sự phình to Nếu không được kiểm soát, tổ chức sẽ trở nên vô tổ chức và không thể quản lý được.Các tổ chức xã hội, giống như các sinh vật, phải duy trì cơ bắp và săn chắc.
Bài thực hành số 5 Đưa ra quyết định hiệu quả Phần tốn nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quá trình ra quyết định là thực hiện quyết định.
Nếu một quyết định không thể được thực hiện thì nó không thể được gọi là một quyết định thực sự.
(1) Hãy chắc chắn hiểu được bản chất của vấn đề. Nếu vấn đề tái diễn, nó chỉ có thể được giải quyết thông qua một quyết định thiết lập các quy tắc hoặc nguyên tắc.
(2) Cần tìm ra những giới hạn phải đáp ứng khi giải bài toán. Nói cách khác, cần tìm được điều kiện biên của bài toán.
(3) Hãy suy nghĩ cẩn thận về giải pháp chính xác cho vấn đề là gì và những điều kiện mà các giải pháp này phải đáp ứng, sau đó xem xét những thỏa hiệp, điều chỉnh và nhượng bộ cần thiết để đưa ra quyết định có thể chấp nhận được.
(4) Kế hoạch ra quyết định cũng phải tính đến các biện pháp thực hiện để có thể biến quyết định thành hành động có thể thực hiện được.
(5) Chú ý phản hồi trong quá trình thực hiện để khẳng định tính đúng đắn, hiệu quả của quyết định.
Làm thế nào để tận dụng những ý kiến tiêu cực?
Thứ nhất, những ý kiến bất đồng sẽ bảo vệ những người ra quyết định khỏi bị lệ thuộc vào tổ chức.
Thứ hai, bản thân ý kiến phản đối chính là sự lựa chọn thay thế cần thiết cho việc ra quyết định.
Thứ ba, những ý kiến trái chiều kích thích trí tưởng tượng.
